Was haben ein neuer Job und eine Flugreise gemeinsam? In beiden Fällen ist im Vorfeld Vieles zu organisieren, zuweilen startet der Flug holprig – und manches Mal weiß man nicht, was einen am Ziel erwartet. Beruhigend ist es dann, wenn man schon zu Beginn der Reise freundlich und achtsam empfangen wird. So kommen Startschwierigkeiten gar nicht erst auf oder werden vom Team aufgefangen.
Onboarding heißt das Zauberwort, das Personaler aus der Luftfahrt entliehen haben. Das Konzept beschreibt, wie Kolleginnen und Kollegen in ihrem neuen Job empfangen werden, damit sie sich von Anfang an wohl und willkommen fühlen. „Nichts ist frustrierender, als wenn der Vorgesetzte nicht anwesend ist, die Kollegen nicht informiert sind oder gar der Arbeitsplatz nicht eingerichtet ist“, erklärt Damaris Schilling, die sich in der BG Klinik Ludwigshafen mit Fragen der Personalentwicklung befasst. Die ersten Wochen im neuen Job sind oft von Unsicherheit und Anspannung geprägt. Umso wichtiger sei es, so Schilling, die neue Kollegin und den neuen Kollegen mit einer systematischen Einarbeitung an Bord zu holen.
Persönlicher Empfang schon vor dem Start
Der Onboarding-Prozess unterteilt sich in drei Phasen: Vorbereitung, Orientierung und Integration. Sie greifen ineinander und vermitteln den neuen Mitarbeitenden nicht nur ein umfassendes Bild vom eigenen Arbeitsplatz, sondern auch vom gesamten Unternehmen.
Mit dem Versand des Arbeitsvertrages startet die erste Phase, die Vorbereitung. „Schon vor dem ersten Arbeitstag ist es uns wichtig, den neuen Mitarbeitenden zu signalisieren, dass wir uns auf sie freuen und sie erwarten“, betont Schilling. Die betreuende Personalreferentin legt dem Arbeitsvertrag eine persönliche Grußkarte sowie die Broschüre „Starthilfe“ bei. Auch weitere Informationen wie etwa zum Masernschutzgesetz oder der Personalfragebogen werden mitgeschickt. Sind alle offenen Fragen geklärt und alle Dokumente ausgetauscht, rückt der erste Arbeitstag immer näher.
Willkommenskultur zum Anfassen
Wo muss ich hin, wo ist meine neue Abteilung, wie weit sind die Wege? Der erste Arbeitstag ist für viele Stress pur, ein herzlicher Empfang bricht da schon mal das Eis. Ein Fachkollege oder eine Fachkollegin holt den neuen Mitarbeitenden am Haupteingang ab. Der erste Weg geht in die Personalabteilung, wo ausstehende Unterlagen abgegeben und offene Fragen geklärt werden. Neben der Mitarbeiter-Karte erhält jeder Neue hier auch eine Tasche mit nützlichen Dingen als Willkommensgeschenk. Anschließend stehen die IT- und die Hygiene-Einweisung an, außerdem folgen in der ersten Arbeitswoche die gesetzlich geforderten Pflichtfortbildungen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz und Datenschutz.
„Die Orientierungsphase startet bei uns am ersten Arbeitstag“, erläutert Schilling. Ziel dieser besonderen Phase ist es, die neuen Mitarbeitenden in ihre Aufgaben einzuführen und mit dem Klinikbetrieb, den Menschen, Tätigkeiten und Abläufen vertraut zu machen. Unterstützt werden sie dabei von erfahrenen Mentor*Innen, die ihnen für die gesamte Dauer der Einarbeitung zur Seite stehen. In der Pflege kümmern sich Praxisanleiterinnen und Praxisanleiter um diese Aufgabe. Drei Monate sind für die Orientierungsphase angesetzt, die nahtlos in die dritte, die Integrationsphase übergeht.
„Das machen wir – so ticken wir“
Was konkret in der Integrationsphase geschieht, hängt von mehreren Faktoren ab. Die Vermittlung von faktischem Wissen ist dabei nur ein Teil: „Die Verknüpfung von fachlicher, sozialer und werteorientierter Integration ist uns wichtig“, betont Schilling. Damit sich alle wohlfühlen und zu einem Team zusammenwachsen, werden die „Neuen“ in dieser Phase auch mit den Zielen und Grundsätzen der Unternehmensphilosophie vertraut gemacht und dabei unterstützt, wichtige soziale Kontakte zu knüpfen.
Einführungsworkshop und Praxisanleiter in der Pflege
Ein sehr umfassendes Einarbeitungskonzept verfolgt die Pflege. In mehrtägigen Einführungsworkshops vermitteln erfahrene Pflegekräfte kompaktes Wissen: Wie sind die Pflegestandards auf Station, was bedeutet Risikomanagement in der Pflege, wie ist der spezifische Pflegebedarf etwa von Querschnittpatienten oder Brandverletzten? In praktischen Einheiten können die neuen Teammitglieder selbst Hand anlegen und etwa Stomabeutel wechseln oder Brandwunden versorgen. Auch für das gegenseitige Kennenlernen und den persönlichen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen von anderen Stationen gibt es hier ausreichend Gelegenheit. Auf Station stehen den neuen Mitarbeitenden dann Praxisanleiterinnen und- anleiter zur Seite, die sie während der Einarbeitungsphase engmaschig begleiten.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf den Pflege-Auszubildenden: 30 Ausbildungsplätze jährlich bietet die BG Klinik Ludwigshafen mittlerweile für Nachwuchs-Pflegekräfte an. Zwei Kolleginnen der Pflegedirektion sind für die Betreuung der Auszubildenden zuständig und begleiten sie über die gesamte Ausbildungsdauer von drei Jahren.
Integration nach Maß
Auch die weiteren Bereiche der Klinik – ob Medizin, OP, Reha oder Verwaltung – gestalten ihre fachspezifische Integration individuell aus. Die medizinischen Bereiche etwa haben anhand von Checklisten definiert, welches Wissen vermittelt werden muss. Und die Verwaltung lässt neue Kolleg*innen in relevanten Klinikbereichen hospitieren, um die praktischen Abläufe im Klinikalltag kennen zu lernen. Allen Konzepten ist gemein, dass sie schriftlich fixiert und im Intranet für jeden transparent einsehbar sind.
Immer nah am Menschen
Bereichsübergreifendes Hintergrundwissen wird beim allgemeinen Einführungstag für neue Mitarbeitende vermittelt. Die Unternehmensleitung stellt sich vor, und zentrale Bereiche wie Datenschutz, Hygiene und Qualitätsmanagement geben kurze Einblicke in ihre Arbeit. Beim Rundgang kann der Weg des Patienten durch die Klinik nachvollzogen werden. Schöner Nebeneffekt des Einführungstages: Man lernt die neuen Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Klinik kennen.
„Die Integrationsphase dauert vom dritten bis sechsten oder gar zwölften Monat“, erläutert Schilling. Dabei werden die individuellen Vorkenntnisse der neuen Teammitglieder selbstverständlich berücksichtigt. Jeder und jede soll dort abgeholt werden, wo er oder sie steht. Feedbackgespräche mit den Mentor*innen und Vorgesetzten helfen, offene Fragen anzusprechen und den eigenen Stand zu reflektieren.
Belastbares Konzept
Personalentwicklerin Schilling ist überzeugt, dass man mit dem Onboarding-Konzept den richtigen Weg eingeschlagen hat. „Wir heben uns mit unserem Einarbeitungskonzept durchaus von anderen Häusern ab“, sagt sie. Das zeigen auch die überwiegend positiven Rückmeldungen aus der Belegschaft. Auch für die Frage, wie man das Konzept weiterentwickeln und lebhaft gestalten kann, gibt es Ideen. In Planung ist etwa, die Einführungstage mit Themeninseln noch praxisnaher zu gestalten.
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